Der Beschluss ist gefasst, die neue Verwaltung steht bereit – und dann zeigt sich, dass ein Fehler im Prozess die Übergabe verzögert. Diese fünf Punkte sollten Gemeinschaften frühzeitig klären.
Die fünf Fehler auf einen Blick
Fehler 1Abberufung ohne vorbereitete Neubestellung
Fehler 2Ein unpräziser Tagesordnungspunkt
Fehler 3Kündigungsfristen falsch einschätzen
Fehler 4Unterlagen ohne Frist und Protokoll übernehmen
Fehler 5Preis, Leistungen und Prozesse gemeinsam prüfen
Formulierungsvorschlag für die Tagesordnung:
„TOP 4: Abberufung des Verwalters (Firma X), Kündigung des Verwaltervertrags zum nächstmöglichen Zeitpunkt sowie Bestellung der VIMA Hausverwaltung GmbH als neuen Verwalter mit Wirkung ab dem 01.01.2027."
Die 12 häufigsten WEG-Beschlussfehler – und wie Sie sie vermeiden
Damit Ihr Abberufungsbeschluss nicht angefochten wird: Praxisleitfaden mit den typischen Form- und Verfahrensfehlern samt Lösungsweg.
- ✓Beschlusskompetenz richtig prüfen
- ✓Tagesordnung korrekt formulieren
- ✓Anfechtungsfristen einhalten
- ✓Protokoll- und Formfehler vermeiden
Der Wechselprozess
In drei Schritten zur neuen Verwaltung
- 01
Vorbereitung
Abstimmung & Angebote
Vertrag und Fristen prüfen, Anforderungen klären und passende Angebote vergleichen.
- 02
Beschluss
Beschluss fassen
Abberufung, Kündigung und Neubestellung eindeutig auf die Tagesordnung setzen.
- 03
Übergabe
VIMA übernimmt die Akten
Unterlagen, Konten und offene Vorgänge strukturiert und digital überführen.
Noch unklar, welcher Schritt bei Ihnen ansteht?
Objekt und Fristen kurz angeben – Sie erhalten eine qualifizierte Preisindikation und eine klare Einschätzung zum Wechsel.
Sie möchten den Wechsel komplett abgeben? VIMA übernimmt den gesamten Prozess – von der Beschlussvorbereitung über die Kündigung bis zur digitalen Übernahme aller Unterlagen. Mehr zum Verwalterwechsel mit VIMA.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel in der Praxis?+
Vom Beschluss bis zur vollständigen Übernahme sollten Sie mit zwei bis sechs Monaten rechnen. Der größte Zeitfaktor ist die gesetzliche Ablauffrist: Der alte Verwaltervertrag endet nach der WEG-Reform spätestens sechs Monate nach der Abberufung – sofern nichts Kürzeres vereinbart ist.
Kann die alte Verwaltung Unterlagen zurückbehalten?+
Regelmäßig nicht. Alle Verwaltungsunterlagen – Beschluss-Sammlung, Abrechnungen, Verträge, Belege, Eigentümerliste, Schlüssel – sind unmittelbar mit Vertragsende herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen noch offener Honoraransprüche wird von den Gerichten in aller Regel abgelehnt.
Was passiert mit dem Geld auf dem WEG-Konto beim Wechsel?+
Die Gemeinschaftsgelder gehören der WEG, nicht dem Verwalter. Der neue Verwalter sollte die Konten prüfen, Kontoauszüge anfordern und die Instandhaltungsrücklage sowie laufende Rückstände feststellen. Offene Forderungen gegenüber Eigentümern oder Mietern gehen auf die WEG über.
Muss der Verwaltungsbeirat dem Wechsel zustimmen?+
Nein. Der Verwaltungsbeirat hat ein beratendes, prüfendes und unterstützendes Mandat – keine Entscheidungsbefugnis bei der Verwalterwahl. Die Abberufung und Neubestellung beschließt allein die Eigentümerversammlung. Der Beirat wird jedoch häufig bevollmächtigt, die Kündigung namens der Gemeinschaft zu erklären.
Woran erkennen wir, ob der neue Verwalter zum Objekt passt?+
Fragen Sie konkret nach: Wie schnell reagieren Sie auf Schadensmeldungen? Gibt es ein digitales Eigentümerportal? Wie ist die Betreuung organisiert – Ticketsystem oder Zufall? Wie sieht die Vertragslaufzeit aus – und was passiert bei Unzufriedenheit? Verwalter, die hier klare Antworten und transparente Prozesse vorweisen, arbeiten in der Regel auch so.
Sie wünschen sich rechtssichere WEG-Beschlüsse?
VIMA übernimmt Vorbereitung, Versendung und juristisch saubere Dokumentation Ihrer Beschlüsse – digital, fristgerecht und revisionssicher im Eigentümerportal abgelegt.
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