Was ist ein Umlaufbeschluss?
Ein Umlaufbeschluss ist eine Beschlussfassung der Wohnungseigentümergemeinschaft ohne Eigentümerversammlung. Die Eigentümer geben ihre Stimme in Textform ab – per E-Mail, Brief oder im digitalen Eigentümerportal. Geregelt ist das Verfahren in § 23 Abs. 3 WEG.
Typische Einsatzfelder sind eilige Maßnahmen, kleinere Entscheidungen zwischen den jährlichen Versammlungen oder Folgebeschlüsse zu bereits diskutierten Themen.
Voraussetzungen nach § 23 Abs. 3 WEG
Damit ein Umlaufbeschluss rechtswirksam zustande kommt, müssen drei Dinge stimmen:
- Allstimmigkeit in Textform – jeder Eigentümer muss zustimmen. Schweigen genügt nicht.
- Eindeutiger Beschlusstext – der Gegenstand muss so präzise formuliert sein, dass er ohne Versammlung verständlich ist.
- Dokumentation in der Beschluss-Sammlung – der gefasste Beschluss ist nach § 24 Abs. 7 WEG einzutragen.
Eine wichtige Ausnahme: Hat die Eigentümerversammlung zuvor für einen konkret bezeichneten Gegenstand entschieden, dass die einfache Mehrheit genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG), reicht im Umlaufverfahren eine Mehrheitsentscheidung.
Ablauf in 5 Schritten
- Beschlussantrag formulieren – präzise, mit Beträgen, Firmen und Fristen.
- Anlagen vorbereiten – Angebote, Vergleichsofferten, ggf. Kostenpläne.
- Versand an alle Eigentümer mit klarer Stimmfrist (üblich: 2–4 Wochen).
- Stimmen sammeln & dokumentieren – Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung jeweils nachweisbar speichern.
- Beschluss verkünden und in der Beschluss-Sammlung eintragen.
Muster & Beispiele
Unser Muster deckt die gängigsten Fälle ab – von einer einmaligen Sanierungsmaßnahme bis zur Beauftragung einer Wartungsfirma. Es enthält Pflichtfelder, Stimmoptionen und eine Unterschriftszeile.
Beispiel-Beschlusstext:
„Die Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 12 beauftragt die Schreinerei Müller GmbH gemäß deren Angebot vom 14.04.2026 mit der Erneuerung der Hauseingangstür zum Bruttopreis von 4.850,00 EUR. Die Beauftragung erfolgt nach Eingang aller Zustimmungen und ist aus der Erhaltungsrücklage zu finanzieren."
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Unklare Formulierungen („eine neue Tür beauftragen") – immer Firma, Angebotsdatum und Betrag nennen.
- Stillschweigen als Zustimmung gewertet – rechtlich unwirksam. Fehlende Stimmen aktiv nachhalten.
- Nicht alle Eigentümer angeschrieben – Aktualität des Eigentümerverzeichnisses prüfen.
- Fehlende Eintragung in die Beschluss-Sammlung – ohne Eintrag ist der Beschluss nicht angreifbar dokumentiert.
- Zu kurze Stimmfrist – mindestens 2 Wochen einplanen.
Die 12 häufigsten WEG-Beschlussfehler – und wie Sie sie vermeiden
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- ✓Beschlusskompetenz richtig prüfen
- ✓Sondernutzungsrechte sicher ändern
- ✓Anfechtungsfristen einhalten
- ✓Protokoll- und Formfehler vermeiden
Häufige Fragen
Reicht beim Umlaufbeschluss eine einfache Mehrheit?+
Grundsätzlich nicht. § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG verlangt Allstimmigkeit in Textform. Nur wenn die Eigentümerversammlung zuvor für einen konkreten Gegenstand beschlossen hat, dass die einfache Mehrheit genügt, kann mit Mehrheit entschieden werden (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Welche Form muss die Zustimmung haben?+
Textform – also schriftlich, per E-Mail, Fax oder über ein Eigentümerportal. Wichtig ist, dass die Person des Erklärenden zweifelsfrei identifizierbar ist und die Stimmabgabe dokumentiert wird.
Wer setzt eine Frist zur Stimmabgabe fest?+
Die Frist setzt in der Regel der Verwalter. Sie muss angemessen sein – üblich sind 2 bis 4 Wochen, damit alle Eigentümer realistisch reagieren können.
Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht reagiert?+
Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Fehlt eine ausdrückliche Zustimmung, scheitert der Beschluss – es sei denn, es wurde vorher eine Mehrheitserleichterung beschlossen.
Kann VIMA den Umlaufbeschluss komplett für uns abwickeln?+
Ja. Wir formulieren rechtssicher, versenden über das Eigentümerportal, dokumentieren die Stimmen revisionssicher und führen das Ergebnis in die Beschluss-Sammlung über.
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VIMA übernimmt Vorbereitung, Versendung und juristisch saubere Dokumentation Ihrer Beschlüsse – digital, fristgerecht und revisionssicher im Eigentümerportal abgelegt.
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