Wer lädt ein?
Die Einladung obliegt dem Verwalter (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter, lädt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch die Eigentümerversammlung ermächtigter Eigentümer ein.
Frist & Form
- Mindestens 3 Wochen vorher (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG) – maßgeblich ist der Zugang, nicht der Absendetag.
- Textform: Brief, E-Mail oder Eigentümerportal.
- Zugang dokumentieren: Bei reiner E-Mail-Zustellung empfehlen sich Sendeprotokoll und Lesebestätigung.
Pflichtinhalte der Einladung
Eine Einladung ist nur dann „ordnungsgemäß", wenn sie folgende Punkte enthält:
- Bezeichnung der WEG (Adresse, ggf. Aktenzeichen)
- Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
- Hinweis auf hybride Teilnahmemöglichkeit (falls beschlossen)
- Vollständige Tagesordnung mit allen Beschlussgegenständen
- Beschlussanträge im Wortlaut – oder als beigefügte Anlage
- Anlagen: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Vergleichsangebote
- Hinweis auf Vertretungsmöglichkeit (Vollmacht)
- Unterschrift des Verwalters bzw. Einladenden
Tagesordnung – Beispielstruktur
Bewährt hat sich folgende Struktur für eine ordentliche Jahresversammlung:
- Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Bericht der Verwaltung über das Wirtschaftsjahr
- Jahresabrechnung – Beschluss über die Abrechnungsspitzen (§ 28 Abs. 2 WEG)
- Entlastung der Verwaltung
- Wirtschaftsplan – Beschluss über die Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG)
- Beschluss über Instandhaltungsmaßnahmen (konkret benennen!)
- Beschluss über die Zuführung zur Erhaltungsrücklage
- Anträge der Eigentümer
- Verschiedenes
Hybride Versammlungen seit der WEG-Reform
Mit § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG kann die Eigentümerversammlung beschließen, dass eine Online-Teilnahme möglich ist. Die Einladung muss in diesem Fall:
- die Möglichkeit der digitalen Teilnahme ausdrücklich benennen,
- technische Voraussetzungen (Tool, Zugangscode) ankündigen,
- klarstellen, wie Stimmen abgegeben und dokumentiert werden.
VIMA bildet die Hybrid-Versammlung im Eigentümerportal ab – Einladung, Link und Abstimmung an einem Ort.
Muster zum Download
Laden Sie unser geprüftes Muster (rechts) herunter und passen Sie die eckigen Platzhalter an Ihre Gemeinschaft an. Es enthält die vollständige Tagesordnung, den Hybrid-Hinweis und eine strukturierte Anlagenliste.
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Ladungsfrist verfehlt – immer mit Puffer kalkulieren und den Zugang dokumentieren.
- Tagesordnung zu unspezifisch („Sonstiges") – jeder Beschluss benötigt einen eigenen, klar bezeichneten TOP.
- Anlagen fehlen – Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung gehören vollständig beigefügt.
- Vertretungsregelung vergessen – Vollmachtsmuster immer mitsenden.
- Versand nur per Aushang – jeder Eigentümer muss einzeln erreicht werden.
Häufige Fragen
Wie lange ist die Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung?+
Nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens 3 Wochen. Maßgeblich ist der Zugang bei den Eigentümern – nicht das Absendedatum. In Eilfällen kann die Frist nur verkürzt werden, wenn die Eilbedürftigkeit nachweisbar ist.
Welche Form muss die Einladung haben?+
Textform – per Brief, E-Mail oder Eigentümerportal. Wichtig: Jeder Eigentümer muss die Einladung tatsächlich erhalten können; eine reine Aushangbekanntmachung am schwarzen Brett genügt nicht.
Muss die Tagesordnung jeden Beschlussantrag wortgenau enthalten?+
Die Tagesordnungspunkte müssen so präzise sein, dass die Eigentümer sich auf die Abstimmung vorbereiten können. Für bedeutsame Beschlüsse (z. B. Sanierungen) sollten die Beschlussanträge im Wortlaut oder als Anlage beiliegen.
Kann ich digital an der Eigentümerversammlung teilnehmen?+
Seit der WEG-Reform 2020 ja – wenn die Eigentümerversammlung dies nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG beschlossen hat. Die Online-Teilnahme muss in der Einladung als Option benannt werden, der Zugangslink rechtzeitig bereitstehen.
Was, wenn ein Eigentümer die Einladung nicht erhält?+
Ein einzelner nicht eingeladener Eigentümer kann Beschlüsse mit der Anfechtungsklage (§ 44 WEG) zu Fall bringen. Verwalter müssen daher den Zugang dokumentieren – bei VIMA über Sendeprotokolle und das Portal.
Sie wünschen sich rechtssichere WEG-Beschlüsse?
VIMA übernimmt Vorbereitung, Versendung und juristisch saubere Dokumentation Ihrer Beschlüsse – digital, fristgerecht und revisionssicher im Eigentümerportal abgelegt.
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