Wissen & Ratgeber für Eigentümer

Eine gute Hausverwaltung erkennen Sie an nachvollziehbaren Abläufen und klarer Kommunikation.

Werden Anliegen dokumentiert und innerhalb einer benannten Zielzeit bearbeitet?

Können Sie Belege, Beschlüsse und Kontoauszüge jederzeit einsehen?

Werden Handwerkerangebote technisch geprüft und verständlich erläutert?

Bei VIMA sind diese Punkte in digitalen Prozessen, dem Eigentümerportal und einem Ticketsystem mit Vorgangsnummer und Statusverfolgung verankert. Die Ziel-Bearbeitungszeit beträgt zwei Werktage.

VIMA übernimmt:

• Kaufmännische Verwaltung — Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Mahnwesen
• Technische Verwaltung — Objektbegehungen, Handwerkerkoordination, Instandhaltungsplanung
• Rechtliche Verwaltung — Eigentümerversammlungen, Beschluss-Sammlung, Versicherungsabwicklung
• Kommunikation — mit Mietern, Handwerkern, Behörden und Versicherungen

Beim Eigentümer bleibt:

• Strategische Entscheidungen — Sanierungen, größere Investitionen, Verkauf
• Stimmrecht in der Eigentümerversammlung
• Letztentscheidung bei außerordentlichen Maßnahmen

Kurz gesagt: Wir nehmen Ihnen den operativen Alltag ab — die strategische Kontrolle behalten Sie.

Der Wechsel des Verwalters ist für Mieter zunächst ein administrativer Vorgang — er ändert nichts an ihrem Mietverhältnis.

VIMA übernimmt die vollständige Kommunikation:

• Schriftliche Benachrichtigung aller Mieter mit neuen Kontaktdaten
• Klare Kommunikation, wer ab wann zuständig ist
• Neue Bankverbindung für Mietzahlungen wird rechtzeitig mitgeteilt
• Zuständigkeiten für laufende Anliegen werden klar kommuniziert

Für Mieter bedeutet ein VIMA-Wechsel in der Regel: schnellere Reaktionszeiten und ein digitales Ticket-System statt Telefonwarteschleife.

Achten Sie auf Erfahrung, Referenzen, Transparenz der Gebührenstruktur und den Umfang der Leistungen.

Wichtig sind zudem Zertifizierungen (z. B. § 26a WEG), digitale Prozesse und nachvollziehbare Reaktionszeiten.

Einfacher als Sie denken. Sobald der Verwaltervertrag unterzeichnet ist, übernehmen wir die Kommunikation mit der Vorverwaltung. Wir fordern alle Akten, Schlüssel und Passwörter an.

Für die Eigentümer entsteht kein Aufwand. Wir prüfen die übergebenen Unterlagen sofort auf Vollständigkeit.

Die Kosten hängen von der Größe der Einheit und dem Zustand des Objekts ab. Wir bieten transparente Pauschalpreise pro Wohneinheit ohne versteckte Nebenkosten für Porti oder Kopien.

Fordern Sie ein individuelles Angebot an, um einen exakten Preis zu erhalten.

Theoretisch ist das möglich, praktisch aber selten sinnvoll. Die Verwaltung erfordert Fachkenntnisse im Miet- und Immobilienrecht sowie Zeit und Organisationstalent.

Zu bedenken ist: Jeder einzelne Eigentümer kann nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Eine Selbstverwaltung hält also nur so lange, wie niemand in der Gemeinschaft etwas anderes will.

Das hängt von der Verwaltungsart ab:

WEG-Verwaltung: Die Gemeinschaft bestellt den Verwalter für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Üblich sind drei Jahre.

Mietverwaltung & Sondereigentumsverwaltung (SEV): Mindestlaufzeit von 1 Jahr — fair für beide Seiten. Danach läuft der Vertrag mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Quartalsende weiter.

Wir arbeiten als moderne Digital-Verwaltung dezentral. Das macht uns effizienter und schneller.

Für persönliche Gespräche kommen wir gerne zu Ihnen in die Liegenschaft oder laden Sie zu einem Video-Call ein.

Sicherheit geht vor. Für Schlüsselübergaben nutzen wir entweder versicherte Wert-Kuriere oder wir nehmen diese persönlich bei einer Begehung entgegen.

Alte Papier-Akten lassen wir auf Wunsch bei Ihnen abholen und digitalisieren diese für das Portal.

Bei kleineren Reparaturen (Notfallmaßnahmen) handeln wir sofort, um Schaden abzuwenden. Bei größeren Maßnahmen entscheidet immer die Eigentümergemeinschaft (WEG) per Beschluss.

Wir holen vergleichbare Angebote ein und bereiten die Entscheidung professionell vor.

Sondereigentum ist alles „hinter Ihrer Wohnungstür" (Bodenbeläge, nicht-tragende Wände, Sanitärobjekte).

Gemeinschaftseigentum betrifft das Gebäude (Dach, Fenster, Fassade, Treppenhaus, Keller, Garten).

Schäden am Gemeinschaftseigentum zahlt die WEG, Schäden am Sondereigentum zahlen Sie selbst.

Die Teilungserklärung ist eine notarielle Urkunde, mit der ein Haus oder eine Wohnanlage in Eigentumswohnungen aufgeteilt wird.

Für jede Wohnung wird ein eigenes Grundbuchblatt angelegt, sodass jede Wohnung einzeln verkauft oder belastet werden kann.

Bei getrennten Heizkostenabrechnungen können Eigentümer, Mieter oder der beauftragte Makler die Zählerstände für Heizung, Kalt- und Warmwasser selbst ablesen oder den Abrechnungsdienstleister beauftragen.

Bitte informieren Sie die Hausverwaltung über den Wechsel.

Die Jahresabrechnung wird objektbezogen für das Kalenderjahr erstellt. Sie erhalten die Abrechnung für das gesamte Jahr; die Zahlungen des Voreigentümers werden angerechnet.

Verrechnungen mit dem Verkäufer erfolgen gemäß Notarvertrag zwischen den Vertragsparteien.

Die Instandhaltungsrücklage wird von der Eigentümergemeinschaft beschlossen und von der Hausverwaltung verwaltet.

Sie dient dazu, größere Reparaturen und Sanierungen planbar und ohne plötzliche Sonderumlagen zu finanzieren.

Nein. Der Verwalter kann nur im Rahmen von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft tätig werden.

Verstöße gegen die Hausordnung werden durch die Eigentümer oder die Gemeinschaft über Beschlüsse und ggf. gerichtliche Wege durchgesetzt.

Die Kostenfrage hängt davon ab, wo der Schaden auftritt:

• Gemeinschaftseigentum (z.B. Steigleitungen, Hauptwasserleitungen): Die Kosten trägt die WEG-Gemeinschaft über die Instandhaltungsrücklage.

• Sondereigentum (z.B. Leitungen innerhalb der Wohnung ab Abzweig): Der jeweilige Eigentümer ist verantwortlich.

In beiden Fällen übernimmt oft die Gebäudeversicherung die Schadenskosten. Wir unterstützen Sie bei der Schadensmeldung.

Eine ordentliche Eigentümerversammlung findet mindestens einmal jährlich statt und umfasst:

1. Begrüßung & Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Bericht der Verwaltung über das vergangene Jahr
3. Jahresabrechnung und Entlastung der Verwaltung
4. Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
5. Anträge und Beschlussfassungen
6. Verschiedenes

Bei VIMA bieten wir auch hybride Versammlungen an – Teilnahme vor Ort oder digital.

Der Wirtschaftsplan ist eine vorausschauende Planung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das kommende Jahr.

Er dient als Grundlage für die Höhe des Hausgelds und stellt sicher, dass ausreichend Mittel für laufende Kosten und Rücklagen vorhanden sind.

Die Kosten der Mietverwaltung hängen von Objektgröße, Lage und Leistungsumfang ab.

Ihre konkreten Konditionen erhalten Sie mit Ihrem individuellen Angebot per E-Mail.

Unser Ziel ist die Erstellung bis spätestens Ende des 2. Quartals des Folgejahres.

Dank digitaler Erfassung der Belege und Schnittstellen zu Versorgern können wir Abrechnungen deutlich schneller vorlegen als der Branchendurchschnitt.

Typische Positionen sind:

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasser und Müllentsorgung
• Hausreinigung, Hauswart, Winterdienst
• Gartenpflege und Versicherungen
• Aufzugswartung und Beleuchtung

Alle umlagefähigen Betriebskosten werden gemäß Betriebskostenverordnung abgerechnet.

Wir haben ein automatisiertes Mahnwesen. Bleibt die Miete aus, erfolgt sofort eine freundliche Erinnerung, gefolgt von rechtssicheren Mahnungen.

Im Härtefall bereiten wir in Absprache mit dem Eigentümer die Kündigung und Räumungsklage vor.

Für selbstgenutzte Wohnungen können bestimmte haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Handwerkerleistungen, Hausmeister) steuerlich geltend gemacht werden.

Für vermietete Wohnungen sind die Nebenkosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung absetzbar.

WEG-Verwaltung betrifft die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Verwaltung handelt im Auftrag aller Eigentümer.

Mietverwaltung (auch Sondereigentumsverwaltung) betrifft die Vermietung und Betreuung einzelner Wohnungen im Auftrag des jeweiligen Eigentümers – inklusive Mietersuche, Nebenkostenabrechnung und Instandhaltung.

Beide Leistungen können kombiniert werden.

Ein Mieterwechsel ist einer der aufwändigsten Vorgänge in der Mietverwaltung — wenn man ihn nicht strukturiert angeht.

Bei VIMA läuft das so:

Auszug: Übergabeprotokoll mit Foto-Dokumentation, Zählerablesung, Schlüsselrückgabe, Prüfung auf Schäden und Klärung von Reparaturpflichten.

Zwischen den Mietverhältnissen: Koordination notwendiger Schönheitsreparaturen über unser Handwerkernetzwerk — schnell und zu fairen Preisen.

Einzug: Übergabeprotokoll, Zählerablesung, Schlüsselübergabe, Begrüßungsschreiben mit allen relevanten Informationen.

Der gesamte Prozess wird digital dokumentiert — Sie sehen jeden Schritt live im Portal.

Ja — das nennt sich Sondereigentumsverwaltung (SEV).

Wenn Sie eine oder mehrere Eigentumswohnungen zur Vermietung besitzen, die Teil einer größeren WEG sind, verwalten wir Ihr Sondereigentum unabhängig vom WEG-Verwalter.

VIMA übernimmt dabei:

• Mietersuche und Mietvertragsmanagement
• Mieterkorrespondenz und Übergaben
• Nebenkostenabrechnung für Ihre Einheit
• Koordination mit dem WEG-Verwalter bei gemeinschaftlichen Themen

Die SEV ist besonders sinnvoll für Kapitalanleger mit einzelnen Wohnungen — ohne eigenes Verwaltungsbüro.

Sondereigentumsverwaltung (SEV) ist die Verwaltung einzelner Eigentumswohnungen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Sie brauchen SEV, wenn:

• Sie eine oder mehrere Wohnungen als Kapitalanlage vermieten
• Sie nicht selbst als Vermieter auftreten möchten
• Der WEG-Verwalter nur das Gemeinschaftseigentum betreut — nicht Ihre Einheit
• Sie mehrere Wohnungen in verschiedenen WEGs besitzen und alles aus einer Hand verwalten wollen

VIMA übernimmt die komplette Mieter-Kommunikation, Abrechnung und Koordination — während der WEG-Verwalter das Haus als Ganzes betreut.

SEV und WEG-Verwaltung bei VIMA aus einer Hand: besonders effizient, wenn wir beides für dasselbe Objekt übernehmen.

Die Heizungsanlage und Warmwasserversorgung gehören zum Gemeinschaftseigentum.

Die Hausverwaltung beauftragt den Hausmeister und Fachunternehmen mit Wartung und Reparaturen und sorgt für eine ordnungsgemäße Instandhaltung.

Versuchen Sie zunächst, die Störung mit Hilfe der Bedienungsanleitung zu beheben.

Wenn das nicht möglich ist, wenden Sie sich an den Servicepartner oder die Hausverwaltung. In vielen Häusern sind die Kontaktdaten im Kundenportal hinterlegt.

Garten und Außenanlagen gehören in der Regel zum Gemeinschaftseigentum.

Die Pflege wird von der Eigentümergemeinschaft beschlossen und von der Hausverwaltung über einen Garten- oder Hausmeisterdienst organisiert.

Nein – eine Wohnungseigentümergemeinschaft muss keinen Verwalter bestellen. Selbstverwaltung ist zulässig und in kleinen Gemeinschaften verbreitet.

Entscheidend ist aber: Jeder einzelne Eigentümer kann nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Das gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung und lässt sich notfalls gerichtlich durchsetzen. Eine Ausnahme gilt für Anlagen mit bis zu acht Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und kein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.

Für einzelne Mietshäuser ist eine Hausverwaltung nicht vorgeschrieben.

Die Hausverwaltung muss Miet- und Immobilienrecht, Datenschutzbestimmungen und die Vorschriften des WEG einhalten.

Hinzu kommt der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG: Eigentümer können verlangen, dass ihre Verwaltung diese Qualifikation nachweist. Die Zertifizierung ist personenbezogen und wird vor der IHK abgelegt.

Die Hausverwaltung haftet für Pflichtverletzungen aus dem Verwaltervertrag. In der Praxis wird die Haftung regelmäßig über eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abgesichert.

Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz entstehen, können zusätzlich rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Hausverwaltung bereitet die Tagesordnung vor, lädt die Eigentümer ein, prüft die Beschlussfähigkeit und leitet die Versammlung.

Sie dokumentiert die Beschlüsse und sorgt für deren rechtssichere Umsetzung.

Eine bauliche Veränderung ist jede Maßnahme, die über die ordnungsgemäße Instandhaltung hinausgeht (z. B. Anbringung von Markisen, Terrassenerweiterungen, Satellitenschüsseln).

Für solche Maßnahmen ist in der Regel die Zustimmung aller betroffenen Eigentümer erforderlich.